Smulkiajam verslui

Žingsniai, kuriuos rekomenduojame atlikti

Susitarkite su buhalteriu

Svarbu nuspręsti, kada tiksliai yra uždaromas mėnuo ir kada pageidaujate gauti ataskaitą.

Nutarkite, kokią ataskaitą naudosite

Rekomenduojame naudoti ataskaitą „Pajamos išlaidos pamėnesiui“ dar kitaip vadinamą „Pelno nuostolio ataskaita pamėnesiui“.

• Ataskaitos esmė – matyti pajamas, išlaidas, pelną ir pelningumo rodiklius.
• Tai viena patogiausių ir daugiausiai vertės kuriančių pelno stebėjimo ataskaitų, kurią galite rasti apskaitos sistemose.
• Patogu stebėti ir analizuoti pajamas, išlaidas ir jų kategorijas bei lyginti su praėjusiu laikotarpiu.
• Ataskaitos apačioje yra suminės eilutės bei pelningumo rodikliai, t. y. BP (bendrojo pelno koeficientas išreikštas procentais, kuris leidžia suprasti, ar verslui generuojant skirtingas apyvartas pamėnesiui, pelningumo rodiklis išlieka toks pats, ar keičiasi) ir VP (veiklos pelno rodiklis, rodantis įmonės pelningumo koeficientą prieš mokesčius).

Susiderinkite ataskaitos struktūrą

Išsiaiškinkite, kokios yra išlaidų kategorijos ir kas į jas priskiriama.

downloadPelno nuostolio ataskaita pamėnesiui (.xlsx)

Gavę ataskaitą, skirkite laiko ją išanalizuoti ir padiskutuoti su buhalteriu.

Siekdami priimti ir įtvirtinti susitarimą, pasitarkite su finansininku, o priėmę susitarimą – išsaugokite ir patalpinkite jo rašytinę formą į įmonės sistemą bei veiklos valdymo atmintines.

Palyginkite rezultatą su praėjusiais mėnesiais ir turimu planu.

downloadSusitarimo su buhalteriu šablonas (.pdf)

Priimkite atitinkamus veiksmus

Veiksmai gali būti tokie:

• padidinti kainas;
• stabdyti paslaugas nemokiam ir nepelningam klientui;
• atlikti detalesnę išlaidų analizę;
• atsisakyti nenaudojamų paslaugų.

Ataskaita leidžia suprasti, kada ir lemiant kokiems buvusiems ir esamiems sprendimams verslas uždirba pelną arba patirią nuostolį.

Tai analizuojant, gali kilti sprendimai:

• optimizuoti tam tikras išlaidų kategorijas;
• toliau stiprinti pardavimus xxx padalinyje, nes jis atneša daugiausiai pajamų ir sugeneruoja sąlyginai nedaug išlaidų;
• suprasti ar atliktos investicijos (pvz., į reklamos kampaniją) duoda realių pajamų augimą pamėnesiui.

Klausimai, analizuojat ataskaitą:

• Kas pavyko gerai?
• Kas galėtų būti geriau?
• Ką kitą mėnesį darysiu kitaip?
• Kurios išlaidos atneš naudos ateityje, o kurias vertėtų sumažinti?

Žingsniai, kuriuos rekomenduojame atlikti

Parenkite gautinų sumų valdymo strategiją arba planą

Gautinos sumos. Bene svarbiausia verslo finansų valdymo dalis – susirinkti jam priklausančius pinigus laiku. Pradėti reikėtų nuo pardavimo proceso. Pardavimu vertėtų džiaugtis tik tada, kai pinigai pasiekia banko sąskaitą. Derinant pardavimo apimtis ir jų dydį su potencialiu pirkėju, būtina įtraukti tokias sąlygas:

• atsiskaitymo terminą;
• avanso dydį;
• avanso apmokėjimo terminą;
• sąskaitos išrašymo dieną, dydį, nuo ko tai priklauso;
• atsakingą asmenį (kuriam siųsti sąskaitą ir kokiu el. paštu);
• kas patvirtina sąskaitą, kokios patvirtinimo ir priėmimo sąlygos;
• nuo kada skaičiuojamas apmokėjimo terminas;
• kada bus siunčiamas priminimas;
• kas laukia, jei nebus apmokėta laiku;
• jei bus apmokėta anksčiau, ar yra suteikiamos nuolaidos.

Po sąskaitos išrašymo seka gautinų sumų valdymo procesas iki sueinant terminui ir po termino pabaigos, todėl turite nuspręsti:

• kas atsakingas;
• kaip dažnai siunčiami priminimai;
• kada ir kam atliekamas pirmasis skambutis;
• kaip komunikuojama, kas sakoma ir panašiai.

Patarimai, kaip efektyviai valdyti gautinas sumas:

• Atlikite namų darbus – pasidomėkite apie mokumo istoriją, kredito reitingą bei įmonės vertybes.
• Turėkite sistemą – nuspręskite, kokiu dažniu klientui rašysite sąskaitas. Laikykitės šios sistemos niekada nevėluodami.
• Išsiaiškinkite kliento mokėjimo ciklus – aptarkite apmokėjimo terminus ir sužinokite, kokiomis dienomis klientas atlieka mokėjimus.
• Didesnius užsakymus suskirstykite į smulkesnius, o atlikus užsakymą, nedelsdami išrašykite sąskaitą bei pateikite klientui apmokėti.
• Sekite neapmokėtas sumas – aktyviai valdykite savo skolas ir priminkite klientui, jog vis dar negavote mokėjimo.

Gautinų sumų sistemos tikslas – kad pinigai kuo greičiau pasiektų įmonės sąskaitą po pardavimo priėmimo.

Suderinkite gautinių sumų valdymo planą su mokėtinų sumų planu ir parenkite mokėtinų sumų valdymo procesą

Mokėtinos sumos. Sistema labai panaši į gautinų sumų valdymą, tik čia pasikeičia šachmatų pusė arba žaidimo taisyklės. Šiuo atveju, Jūsų tikslas yra sumokėti kuo vėliau arba bent jau suderinti su gaunamų sumų terminais.

Kiekvienas tiekėjas turėtų žinoti, kurią dieną atliekate mokėjimus ir kaip dažnai tai darote.

Įveskite pinigų stebėjimo ir valdymo rodiklius (KPI)

Paprastas būdas nustatyti pinigų srauto pokytį yra stebėti pinigų likutį banke paskutinę mėnesio dieną (ar jis yra didėjantis ar mažėjantis), vertinant kiekvieną mėnesį.

Kitas būdas vertinti pinigų pokytį – stebėti likutį periodo pradžioje ir periodo pabaigoje. To tikslas yra, kad pinigų likutis mėnesio gale didėtų. Kaip didėja uždirbamas pelnas, taip ir pinigai turi didėti, kitu atveju, nebus iš ko ir dividendus išsimokėti.

Šie duomenys guli apskaitos sistemose, tiksliau didžiojoje knygoje, ir įmonės balanse.

Pinigų srauto ataskaita yra ne tik praeities duomenys, bet ir ateities planavimas (kaip ir kada pinigai pasieks įmonės sąskaitą, kaip ir kada mokėsime tiekėjams, darbuotojams).

Tam į pagalbą ateina jau minėtos ataskaitos:

• gautinos sumos pagal pirkėją ir mokėjimo dieną;
• mokėtinos sumos pagal tiekėją ir mokėjimo dieną;
• finansiniai įsipareigojimai;
• kitos mokėtinos sumos.

Pradėkite skirstyti gautus pinigus pagal įmonės finansinius tikslus

Siekiant geriau valdyti gaunamus pinigus yra tikslinga atsidaryti keletą banko sąskaitų ir paskirstyti pinigus pagal finansų valdymo tikslus bei įmonės veiklos tipą (kaip parodyta pavyzdyje žemiau). Šis pinigų skirstymo principas yra vadinamas „Profit first“.

„Profit first“ – grynųjų pinigų valdymo ir skirstymo sistema. Ji leidžia kontroliuoti gaunamus pinigus, juos paskirstyti ir matyti aiškesnę įmonės finansinę situaciją per pinigų prizmę. Viskas, ką Jums reikia padaryti, tai bent kartą per mėnesį paskirstyti gautus pinigus per banko sąskaitas, o mėnesio pabaigoje iš kaupiamųjų sąskaitų pervesti į kitą banką, kad nebūtų pagundos tuos pinigus naudoti.

downloadPinigų skirstymo lentelė (.xlsx)

Žingsniai, kuriuos rekomenduojame atlikti

Išsikelkite įmonės ir savininko finansinius tikslus

Planavimas prasideda nuo tikslų.

Tikslai gali būti trumpalaikiai, vidutinio ilgumo ir ilgalaikiai. Jie gali būti mėnesio, ketvirčio, metų, trejų metų ilgumo.

Pagal SMART metodologiją, tikslai turi:

• turėti prasmę;
• būti užrašyti;
• tapti veiklos planu;
• būti pamatuojami (laikas, pinigai, rodikliai);
• būti sekami (analizė, susitikimai, atskaitomybė);
• būti pasidalinti su komanda.

Planuoti finansus galima pasitelkiant tam tikrus tikslus:

• pajamų (pardavimo);
• pelno eurais;
• pelno procentais (maržingumas);
• apjungiant visus aukščiau paminėtus dėmenis.

Siekiant pelningo verslo, tikslinga pradėti planuoti nuo apačios į viršų, t. y. nuo pelno. Taigi, suplanuojame, kiek norime uždirbti pelno (planas eurais ar procentais), atimame pardavimus (pajamas), reikalingus norint pasiekti šį pelningumą, ir kas lieka, tai galimos išlaidos.

Klasikinis planavimo principas yra nuo viršaus į apačią. Pirmiausia, suplanuojame pajamas, atimame joms suplanuotas išlaidas ir gauname tai, kas lieka – pelną.

Planuojant, svarbu kritiškai įvertinti dabartinę įmonės finansinę būklę, numatyti prioritetines vietas, į kurias būtų galima orientuotis ir sukurti didžiausią pokytį. Darant daug visko ir po truputį, rezultatas ne visada yra džiuginantis ir apskritai realus. Geriau nusimatyti vieną ar dvi prioritetines sritis ir siekti tikslo iš esmės.

Finansinis tikslas turi būti dvejopas, vienas skirtas įmonės finansams (pardavimai ir pelnas), o kitas – įmonės savininkui (išmokamų dividendų dydis).

Parenkite finansinių tikslų įgyvendinimo planą pamėnesiui.

Naudojamas panašus principas kaip ataskaita „Pajamos išlaidos pamėnesiui“. Skirtumas tas, kad ataskaita yra tuščia ir mums reikia užpildyti ją suskirstant į pajamų ir išlaidų kategorijas: pajamos, savikaina, pardavimo išlaidos, administracinės, vadovo atlyginimas, pelnas eurais, pelnas procentais.

Galima planuoti remiantis praeities duomenimis, turima informacija, rinkų apžvalga, interpretacijomis, arba norais ir tikslais – kiek siekiama paaugti ar uždirbti.

Susiplanuokite keletą scenarijų

Turėkite realų ir optimistinį scenarijų. Optimistinis – tai bene didžiausią galią turintis planas, kurį rengdami, save stumiate mąstyti nestandartiškai ir šiek tiek pasvajoti. Kad ir kaip aukštai nusitaikysite, vis tiek pataikysite kažkur aukščiau nei realaus plano pagalba.

Ne planas, bet pats planavimo procesas yra svarbiausia

Parengti planą ir jį padėti stalčiuje ar laikyti „Google Docs“ yra viena, tačiau nuolat jį peržiūrėti ir lyginti su faktiniais duomenimis yra visai kas kita. Pokyčiai vyksta tada, kai šis veiksmas atliekamas periodiškai.

Siekiant išanalizuoti planą ir faktinius duomenis, puikiai tinka jau anksčiau minėti klausimai:

• Kas pavyko gerai?
• Kas galėtų būti geriau?
• Ką kitą mėnesį darysiu kitaip?

Palyginkite:

• pajamų plano atitikimą ir esmines priežastis, kodėl jis buvo pasiektas ar kodėl ne;
• išlaidų plano atitikimą ir priežastis;
• pelningumo atitikimą ir priežastis.

Norint supaprastinti procesą, pasinaudokite „Excel“ dokumentu. Jame galite įrašyti suminius duomenis ir suskaičiuoti, kaip planas buvo vykdomas.

Po kiekvienos plano ir rezultatų apžvalgos, nusistatykite veiksmus tiems tikslams pasiekti.

Kad veiksmai būtų įgyvendinti ir tikslai pasiekti, nuspręskite, kaip bus valdoma planavimo sistema:

• dažnis;
• laikas;
• vieta;
• kaip atliekami koregavimai ir kas už tai atsakingas;
• kaip dažnai peržiūrimi veiksmai ir kas padeda atsakingiems asmenims jų siekti bei laikytis disciplinos;
• kaip dažnai apie tai komunikuojama komandoje.

Išsikelkite konkrečius veiksmus ir skirkite jiems laiko savo kalendoriuje

Klausimų pavyzdžiai galimiems veiksmams:

• Kaip bus siekiama įmonės apyvartos ir pelningumo?
• Kokie yra pardavimo kanalai, kuriuos reikėtų pastiprinti, o gal paieškoti naujų?
• Kokias investicijas ar išlaidas reikia susiplanuoti, norint įvykdyti numatytus veiksmus?
• Kokie konkretūs darbai nugula į įmonės vadovo darbų sąrašą?

Planas yra viena dalis, bet realūs veiksmai dienotvarkėje yra tai, kas lemia pokytį.

Susikurkite plano ir faktinių duomenų stebėjimo įprotį

Svarbiausia ne planas, o pats planavimo procesas, kurio eigoje kiekvienas randa savo rodiklius.

Palyginkite ir išsiaiškinkite, kas lemia pokyčius:

• pajamos;
• išlaidų kategorijos ir konkrečios išlaidos;
• pelnas ir pelningumo koeficientai;
• planas VS vykdymo procentas (kaip efektyviai planuojate yra išreikšta procentais).

Visada yra geriau suplanuoti daugiau nei pasiekiate. Taip išnaudojate visą savo potencialą. Be abejo, reikia ir motyvacijos, tad planas turi būti realus.